入札参加資格申請をこれまで社内で行っていたお客様から、「専門の行政書士事務所にアウトソーシングした場合のメリット、デメリットを教えてほしい」とのご依頼を頂きました。
このお客様は建設業は兼業であり、全国で100件以上の申請を本社で一括で行なっており、業務負担を減らしたいとのことでのご相談です。
以下に他のお客様にも参考になるように情報を取りまとめてみましたので、申請業務のアウトソージングを検討される際のお役に立てば幸いです。
社員が申請業務を継続する場合の課題
• 申請業務自体は直接的に付加価値を生むものではなく、事務作業にあたるため、この作業を正社員が継続して行うと、企業全体の人的生産性や一人当たりの付加価値を高めることが難しい。
• 申請業務の効率化を図ることができればよいが、全国の官公庁で申請内容やシステムが統一されていないため、システム化が困難。改善には相当の時間とコストが必要となる。結果として費用対効果が低くなると予想される。
派遣社員を活用する場合の課題
• 正社員以外で対応する場合、業務は3～4ヶ月間に集中するため、毎年、派遣社員を一から教育する必要があり、時間的ロスや正社員の負担が増す。
• 経験や知識が十分でないため、ミスを防ぐためには社内でのダブルチェックが必要となり、結果として正社員の負担が大きくなる。
• 申請にミスや漏れが発生した場合、当該部署の責任が問われ、特に入札参加の機会損失が発生すると、営業部署からの厳しい追及を受ける。
• 正社員が他の業務に多忙であったり、外出や出張が多い場合、管理や指導が十分に行えず、問題が生じやすくなる。
申請業務をアウトソーシングする場合のメリットとデメリット
[メリット]
• 業務を一任することで正社員の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に集中できる。
• 人材不足の中でも人員体制をスリム化し、人件費や固定費の削減が可能となる。
• 知識・経験豊富なスタッフが複数で業務にあたるため、ミスが発生しにくい。
• 業務の維持に必要なマニュアル作成や教育の手間がなくなる。
• 万一問題が発生した際には、外注先に一定の責任を追及できる。
[デメリット]
• 派遣社員を雇うよりも費用が高くなる可能性がある。（総合的な観点からの判断が重要となる）
以上となります。皆様のご参考になれば幸いです。
オータ事務所の入札参加資格申請代行の詳細につきましては以下のページをご覧ください。